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Politique de confidentialité

Tensio a pour objectif de protéger la confidentialité des renseignements personnels de tous·tes ses client·es et employé·e·s dans le cadre de ses activités commerciales. Cette politique de confidentialité vise à définir la collecte, l’utilisation et la communication de ces informations.

Engagement en matière de confidentialité

Les renseignements personnels des client·es, des employé·es et des candidat·es à l’emploi sont traités de manière confidentielle par Tensio. Nous collectons, conservons et utilisons seulement les renseignements nécessaires dans le seul but de fournir les produits et services requis par les client·es et de gérer les besoins de nos employé·es et candidat·es à l’emploi.

Protection de l’information

Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données, en les protégeant contre tout accès non autorisé. Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Nos employé·es respectent rigoureusement la confidentialité de vos informations.

Afin d’assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous utilisons les mesures suivantes :

  • Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
  • Gestion des accès avec autorisations spécifiques
  • Logiciel de surveillance du réseau
  • Utilisation d’identifiants et de mots de passe sécurisés
  • Pare-feu pour renforcer la sécurité

Nous nous engageons à maintenir un niveau élevé de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques pour sécuriser nos activités.

Collecte de renseignements personnels

Nous recueillons différentes informations personnelles, telles que vos coordonnées (nom, adresse, courriel, numéro de téléphone), des données d’identification et de vérification d’antécédents (copie de passeport, permis de conduire), des informations fournies par nos client·es ou pour leur compte, des informations liées à la facturation (adresse de facturation, informations bancaires, données de paiement), des préférences de communication et de marketing, des informations liées à l’utilisation de notre site web (données statistiques, témoins, etc.), des informations liées au recrutement (CV, antécédents professionnels et académiques), des informations historiques (anciens employeurs, titres de postes), ainsi que toute autre information personnelle que vous nous fournissez.

Les données mentionnées sont recueillies via les formulaires en ligne que vous remplissez sur notre site web, par échange de courriels, par notre plateforme de prise de rendez-vous (Microsoft Bookings) ou encore par notre plateforme de gestion de webinaire (Microsoft Teams). Par la suite, ces données peuvent être saisies dans nos bases de données à accès sécurisé.

Durée de conservation des renseignements personnels

Client·es

Nous conservons les coordonnées de nos client·es et les données de leurs projets. La durée de conservation de ces données est déterminée en fonction de la nature de nos activités. En matière de gestion d’actifs d’infrastructure, la conservation des données sur le long terme est nécessaire pour un assurer un suivi évolutif. Pour obtenir plus d’informations sur la durée de conservation de vos renseignements à titre de client·e, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels, Maxime Lavigueur, par téléphone au 418 872-6266 ou par courriel au maxime.lavigueur@tensio.ca.

Candidat·es à l’emploi

Nous conservons les renseignements personnels de nos candidat·es à l’emploi pour une durée de deux ans. Pendant cette période, nous pouvons les contacter pour d’éventuelles opportunités d’emploi correspondant à leur candidature initiale ou à des postes similaires qui pourraient les intéresser.

Employé·es

Informations Délai de conservation
Assurances collectives Trois ans
Dossier des employé·es congédié·es Trois ans
Dossier médical d’un·e travailleur·euse 20 ans après la fin de l’emploi ou 40 ans après le début de l’emploi selon la plus longue durée, tel que conservé par le Directeur de la santé publique
Dossiers de réclamation en vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles 20 ans après la fin de l’emploi ou 40 ans après le début de l’emploi selon la plus longue durée
Renseignements utilisés pour réaliser un programme d’équité salariale ou pour évaluer le maintien de l’équité salariale dans l’entreprise Six ans à compter de l’affichage des résultats
Formation
(programmes et ententes de formation, factures et contrats relatifs à la formation)
Six ans
Registre sur les postes de travail
(identifiant les contaminants et matières dangereuses et concernant le travail exécuté par chaque travailleur·euse dans le cadre de son emploi)
20 ans après la fin de l’emploi ou 40 ans après le début de l’emploi selon la plus longue durée, tel que conservé par le Directeur de la santé publique
Comité de santé et sécurité au travail (procès-verbaux) Cinq ans
Registres des mesures d’échantillonnage en santé et sécurité au travail
(qualité de l’air, air d’alimentation, contraintes thermiques, mesure du bruit, espaces clos)
Cinq ans
Registre de paie et documents y afférents Trois ans
Registre aux fins fiscales et pièces à l’appui (livres de comptes, etc.) Six ans
Relevés d’emploi et autres documents relatifs aux contributions/déductions et réclamations Six ans
Rentes du Québec (registres des informations relatives aux cotisants) Cinq ans après la fin de l’exercice de l’année de terminaison d’emploi.

Divulgation à des tiers

Nous ne vendons, n’échangeons et ne transférons pas vos informations personnelles identifiables à des tiers. Cela ne comprend pas les tierces parties de confiance qui nous aident à exploiter notre site web ou à mener nos affaires, tant que ces parties conviennent de garder ces informations confidentielles.

Droit de retrait du consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels

Courriels

Nous utilisons l’adresse courriel que vous fournissez pour vous envoyer des informations et mises à jour relatives à vos demandes, des nouvelles de l’entreprise de façon occasionnelle, des informations sur des services ou produits liés, etc. Si à n’importe quel moment vous souhaitez vous désinscrire et ne plus recevoir de courriels, des instructions de désabonnement détaillées sont incluses en bas de chaque courriel.

Site web – Fichiers témoins (cookies)

Afin de faciliter et d’optimiser votre navigation sur nos plateformes, nous utilisons des fichiers témoins (communément appelés cookies). Les cookies sont de petits fichiers textes qui sont téléchargés et enregistrés dans la mémoire de votre appareil lorsque vous consultez des pages web. Les cookies utilisés par notre entreprise ne collectent pas de renseignements personnels vous concernant. Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences en matière de consentement en appuyant sur l’icône de notre gestionnaire de consentement, localisé en bas à gauche de notre site web.

Site web – Statistiques

Nous utilisons des outils d’analyse (Google Analytics) sur notre site web pour collecter, analyser, mesurer et présenter des données sur les visites effectuées. L’objectif est de mieux comprendre et optimiser l’utilisation de notre site web.

Tensio enregistre ce type d’informations, notamment :

  • Le nombre de visiteur·ses
  • Les pages les plus consultées
  • La technologie utilisée par les utilisateur·trices
  • Les sites référents
  • Le pays d’origine des utilisateur·trices

Les informations recueillies par Google Analytics sont transférées aux serveurs de Google situés en dehors du Canada et peuvent être traitées dans les pays où Google opère des serveurs. Ces données peuvent être soumises à la législation de ces pays respectifs. Pour obtenir davantage de renseignements sur cet outil d’analyse, nous vous invitons à consulter la documentation disponible (en anglais seulement).

Droit d’accès

Nous respectons le droit d’accès et de rectification des personnes qui souhaitent consulter, modifier ou supprimer leurs informations personnelles en notre possession.

Pour exercer ce droit, veuillez formuler votre demande par écrit à notre siège social :

Tensio
875, Boul. Charest Ouest, bureau 290
Québec (Québec) G1N 2C9
418 872-6266
info@tensio.ca

Demandes et plaintes

Si vous avez des questions, des demandes ou des plaintes concernant nos pratiques de protection des renseignements personnels, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Maxime Lavigueur
418 872-6266
maxime.lavigueur@tensio.ca